Assistente Executivo(a)

Buscamos um(a) profissional altamente organizado(a), inteligente, discreto(a) e proativo(a) para atuar no apoio direto a um executivo com atividades em diferentes empresas e projetos nas áreas de negócios, finanças, jurídico, tecnologia e ambiente internacional. A missão da posição é organizar as rotinas pessoais e profissionais do executivo, proteger seu tempo, acompanhar prioridades e transformar demandas abertas em entregas concluídas. Não buscamos apenas alguém que aguarde instruções — procuramos quem compreenda rapidamente o contexto, identifique pendências, antecipe necessidades, proponha soluções e mantenha o executivo informado de forma objetiva.

Principais atividades:

• Administrar agendas pessoais e profissionais, organizando compromissos, reuniões, prazos, deslocamentos, viagens e prioridades
• Antecipar conflitos de agenda, preparar lembretes, confirmar participantes e garantir que materiais e informações estejam disponíveis antes dos compromissos
• Filtrar e organizar e-mails, mensagens, ligações e contatos, registrando recados com contexto, urgência e encaminhamento adequado
• Elaborar comunicações, respostas, mensagens, apresentações e documentos em português e, quando aplicável, em inglês
• Preparar reuniões, organizar pautas, registrar decisões e acompanhar os respectivos desdobramentos
• Manter controle de contas a pagar, vencimentos, despesas, reembolsos, notas fiscais e documentos financeiros
• Preparar e programar pagamentos para aprovação, respeitando a matriz de alçadas, sem exercer isoladamente a autorização final
• Organizar extratos, comprovantes, notas fiscais, contratos e demais documentos necessários à contabilidade
• Atuar como interface administrativa com contadores, bancos, fornecedores, prestadores de serviços e demais profissionais
• Apoiar demandas pessoais, como consultas, exames, reservas, compras, documentos, compromissos familiares e organização de viagens
• Coordenar a preparação de salas e ambientes para reuniões, visitas e eventos, incluindo fornecedores, alimentação, materiais e infraestrutura
• Organizar arquivos físicos e digitais, assinaturas eletrônicas, certidões, procurações, documentos societários e controles de vencimento
• Executar pesquisas, cotações, comparações de fornecedores, planilhas, controles e apresentações
• Acompanhar tarefas delegadas a equipes e terceiros, cobrando retornos, identificando atrasos e mantendo o executivo atualizado
• Aprender e operar sistemas de gestão, plataformas financeiras, ferramentas de assinatura, aplicativos de produtividade e soluções de inteligência artificial
• Documentar rotinas e contribuir para a criação de processos que reduzam retrabalho e dependência de instruções repetidas

Requisitos:

• Experiência prévia como Assistente Executivo(a), Assistente de Diretoria, Assistente de Presidência, Personal Assistant, Office Manager, Secretário(a) Executivo(a) ou posição semelhante
• Excelente domínio da língua portuguesa e redação profissional
• Familiaridade com controles financeiros, contas a pagar e relacionamento com contabilidade
• Domínio de Microsoft 365 ou Google Workspace, especialmente agenda, e-mail, Word, Excel e apresentações
• Facilidade para aprender sistemas, aplicativos e ferramentas digitais
• Capacidade de lidar simultaneamente com demandas pessoais, administrativas e empresariais
• Disponibilidade para atuação presencial em São José dos Campos/SP
• Elevado grau de ética, confidencialidade e responsabilidade
• Diferencial: inglês avançado ou fluente, com boa comunicação oral e escrita
• Diferencial: ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Gestão de Processos, Finanças, Direito ou áreas correlatas
• Diferencial: vivência no apoio direto a sócios, fundadores, diretoria ou presidência
• Diferencial: experiência em empresas do setor financeiro, bancário, de seguros, jurídico ou de tecnologia
• Diferencial: experiência em multinacionais ou em ambientes com comunicação internacional
• Diferencial: vivência em family office ou apoio pessoal a fundadores
• Diferencial: conhecimento de sistemas financeiros, CRMs, ERPs, plataformas de assinatura eletrônica e ferramentas de gestão de projetos
• Diferencial: experiência com automação e ferramentas de inteligência artificial

Benefícios:

• Vale-refeição ou vale-alimentação
• Estacionamento ou vale-transporte
• Contato direto com decisões e projetos relevantes
• Ambiente com autonomia, confiança e possibilidade real de desenvolvimento
• Treinamento nos sistemas e processos específicos utilizados pelo executivo e pelas empresas

Informações adicionais:

• Local: São José dos Campos/SP, presencial
• Regime: CLT + benefícios
• Horário: segunda a sexta-feira, em horário comercial, com flexibilidade eventual previamente alinhada
• Remuneração a combinar, conforme experiência
• A pessoa contratada será responsável por organizar, acompanhar e coordenar as demandas, mas não substituirá contador, advogado, profissional de tecnologia, equipe de limpeza ou outros especialistas